DOCUMENTOS – ELABORACION REGISTRO DE COMPRA

DETALLE DE LA DESCRIPCION

ANALISIS O DIAGNOSTICO

El Registro de compra es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el proveedor entrega a la empresa; cuando se realiza la transacción comercial de compra de Inventarios (productos o servicios) o Activos Fijos 

PROTOCOLO DE SOLUCION

Para la elaboración del registro de compra se deben realizar los siguientes pasos:

1.    Se debe ingresar a la ruta: Elaboración de documentos – Registro de compra.

2.    Luego se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.

3.    NOTA: Si el registro de compra cruza con la Orden de Compra o Nota de entrada el sistema habilitara una ventana, con las opciones para seleccionar el tipo el documento a cruzar. Ver Documento.

4.    Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos:

4.1         CAMPOS GENERALES O DE ENCABEZADO

·         Fecha: En esta opción Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de compras.

·         Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono  o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). “El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando el numero de Nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales”

·         Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales.

·         Fra. No: En el primer recuadro es para incluir algún prefijo que tenga la factura del respectivo proveedor, en el segundo recuadro se incluirá el número de la respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor.

·         Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.

·         Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o con el icono   permite consultarlos.

·         Fecha: En esta opción se digitara la fecha con la cual viene emitida la respectiva factura de compra por parte de el proveedor

4.2         CAMPOS DE TRANSACCIONES

·         Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado.

·         Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono  o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda.

NOTA: Las “Compras de Activos Fijos” Teniendo el Modulo de Activos Fijos y manejando o sin manejar el cruce de documentos; o de igual forma sin tener el modulo de activos fijos, la compra siempre se debe realizar por cuenta contable.

·         Centro de costo: Se debe digitar el centro de costo que afectara la contabilización, con la tecla de Función F2 o con los binoculares permite consultarlos.

·         Sub-centro: Se debe digitar el sub-centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o con los binoculares permite consultarlos.

·         Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega en la cual se cargara el producto. Con el ícono  o con las teclas de función F2  y F3 permite realizar la consulta.

·         Ubicación: Se debe ingresar el código de la ubicación en la cual se cargara el producto. Con el ícono  o con las teclas de función F2  y F3 permite realizar la consulta.

·         Nit: El sistema traerá automáticamente el número, nombre y si se marco la sucursal del proveedor el cual se digito en el encabezado.

·         Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso y permite modificarlo para la impresión.

·         Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a comprar.

NOTA: En caso de en el registro de control haber seleccionado el campo Maneja segunda cantidad (Para Empresas Avícolas), después de haber incluido la cantidad1, se habilitaran la ventana en la elaboración de la factura para incluir la cantidad2

4.3         CARGOS Y DESCUENTOS

a.    Descuentos:

ü  Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas.

ü  Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema.

b.    Cargos:

ü  Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas.

ü  Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema.

CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS – SERVICIOS Y/O CUENTAS CONTABLES QUE SE VAN A REGISTRAR EN LA COMPRA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.

·         Cargos y/o Descuentos totales: El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados secuencia por secuencia y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.

4.4         FORMAS DE PAGO Y VENCIMIENTOS

·         Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado.

·         Tipo: Corresponde al Tipo de Documento que se está elaborando (Ej. P).

·         Comprobante: Corresponde al Numero del Tipo de comprobante que se está elaborando (Ej. P – 1 / P – 2 / P - 3).

·         Número: Consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser modificado. Ver Pantalla

·         Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento(S) o cuota(S) en caso de la compra ser cancelada a crédito.

·         Forma de Pago: El sistema trae por defecto el digito asociado en al catalogo del tercero en el campo forma de pago  pero esta información puede ser modificada. Con el ícono  o con las teclas de función F2  y F3 permite realizar la consulta.

·         Fecha de Vencimiento: El sistema calcula en forma automática esta fecha de acuerdo al número de días asignado en el catalogo de terceros en el campo periodo de pago  de igual forma el sistema permite cambiar esta fecha.

·         Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la compra.

5.    Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto.

6.    El sistema traerá automáticamente el número de la compra si en la definición del documento se marco el manejo de numeración automática, en caso contrario solicitara el consecutivo.

7.    Luego el sistema inmediatamente comenzara a contabilizar el respectivo registro de compras.

8.    Por último al actualizar el documento, el sistema pregunta si se quiere enviar el documento a impresión o no; en caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1 o el icono

9. IVA como mayor valor de la compra Ver Documento

     Mediante la resolución 11429 del 31 de octubre de 2011, la DIAN dispuso que todas las personas naturales y jurídicas obligadas a presentar medios magnéticos y más precisamente en el formato 1001 debería especificar el IVA pagado por todo concepto. Teniendo en cuenta que muchos de los Usuarios de SIIGO manejan IVA como mayor valor de compra, se vio la necesidad de implementar o mejorar la aplicación para suplir este requisito de informar el IVA pagado.

     Antes del cambio, el sistema contaba con la funcionalidad de Manejo de IVA como mayor valor de compra, el cual estaba supeditado a la marcación de Múltiples Retenciones, se mejoró el sistema para que su aplicación no dependa de esta marcación y se pueda parametrizar desde la definición del comprobante; así mismo se mejoró el cálculo de medios magnéticos, para que tenga en cuenta la información del IVA en todas sus categorías

·         Parámetros

ü  Definición de Documentos

·         Elaboración de Documentos

OBSERVACIONES ADICIONALES

a.    Se incluyo un nuevo campo en el número de certificados para solicitar si el usuario quiere la numeración del certificado automática o no. Se modifica el programa para permitir en el registro de control preguntar si quiere hacer la numeración automática o manual, si se escoge que automática queda como funciona actualmente (el sistema lleva la secuencia de las retenciones), si se le coloca que manual cuando se hace una compra que tenga retención, al final de esta el sistema pregunte el numero de la retención.

b.    Manejo de impuestos en el registro de compra – parametrización:

·         Cuando el usuario utiliza diferentes impuestos, el registro de compra realiza los procesos automáticos y si el usuario maneja diferentes tipos de impuestos y retenciones se debe crear un documento P para cada uno.

·         Si el usuario modifica las cuentas de impuestos manualmente, posteriormente este se ve reflejado en la generación de los certificados de retención e IVA ya que no genera las bases.

·         Para los casos en los que se necesita el manejo de diferentes cuentas de retención se puede usar la funcionalidad de múltiples retenciones. Ver Documento

·         Los impuestos en retenciones aplican a los regímenes de forma descendente, es decir:

ü  Gran contribuyente retiene ICA, IVA y Retención en la fuente al: Régimen Común y simplificado

ü  Régimen Común Retiene ICA, IVA y Retención en la fuente al: Régimen simplificado.

c.    Manejo del IVA teórico al registrar compras a un régimen simplificado. Ver Documento 

Para que en SIIGO realice automático el cálculo y registro de la retención del IVA se debe definir lo siguientes parámetro:

·         En la parametrización del documento tipo P, tener en cuenta las cuentas de retención de IVA y el de IVA a Régimen simplificado y asignar la Cuenta Reteiva Beneficio DIAN. Esta cuenta es necesaria para que el sistema pueda registrar contablemente la retención del IVA

·         En el catalogo de terceros del proveedor se debe estar marcado como Régimen Simplificado, debe estar marcada la casilla de Beneficio de la DIAN Reteiva Compras para aquellos que aplique.

·         En el momento de la elaboración del registro de compras, no se debe digitar ni porcentaje ni valor de IVA cuando el programa lo pregunte. En el momento en que el programa genere el cuadro donde trae los valores calculados por retención de Ica, el programa pregunta la Base de IVA para calcular el Rete IVA, en este campo se le digite el valor del IVA real de la compra y el programa calcula el Rete IVA que vendría hacer el valor del IVA teórico

·         Actuarán como agentes retenedores del impuesto sobre las ventas en la adquisición de bienes y servicios gravados:

ü  El Régimen común, los Grandes contribuyentes y las Entidades estatales responsables del Impuesto a las ventas, que adquieran productos o servicios gravados con IVA al Régimen simplificado, deberán retener el 50%. Cuando la adquisición la hagan a una persona no domiciliada en el país, la retención será del 100% del IVA.

ü  Las Entidades estatales y los Grandes contribuyentes que no sean responsables del Impuesto a las ventas, no deben asumir el IVA en las adquisiciones al Régimen simplificado. (El IVA operaciones con el Régimen simplificado se asume mediante el mecanismo de retención).

ü  Las Entidades estatales y los Grandes contribuyentes que no sean responsables del Impuesto a las ventas, en el caso que adquieran productos o servicios a personas no residentes o no domiciliados en el país deben asumir el 100% del IVA mediante el mecanismo de retención.

d.    Cálculo de impuestos como mayor valor de la compra:

Esta funcionalidad aplicara para el registro de compra P y devolución de compra U:

·         Parámetros  Ver Documento

ü  Para poder utilizar la funcionalidad es necesario manejar múltiples retenciones por documento, debe tener la marcación en el registro de control. Ver Documento

ü  En definición de lo documentos P y U se activa parámetro para seleccionar que se registren las secuencias como mayor valor de la compra.

ü  Se debe verificar que exista la correcta parametrización de las cuentas manejando las cuentas de retención.

·         Registro de Información Ver Documento

ü  Se ingresa la información del documento, se selecciona la cuenta que tenga la respectiva parametrización.

ü  Al seleccionar la cuenta se activa una ventana que dice base de retención, si se desea que se incluya el IVA como valor mayor de la compra se debe marcar ese parámetro.

ü  Una vez se marque el parámetro solicita la cuenta de retención que se manejara en la contabilización.

ü  El sistema después muestra el valor de ReteICA y pregunta un valor de IVA para poder hallar el cálculo del Reteiva, puesto que como el valor de IVA hace parte de la compra no tiene un valor de donde tomarlo para el cálculo automático, entonces se le indica el valor del IVA.

ü  Se verifica la contabilización y el sistema no discrimina el IVA pues este hace parte del valor total de la compra.

ü  Así mismo es el funcionamiento para la devolución del registro de compra U.

ü  NOTA El IVA que se incluya como valor mayor de compra no suma como base de retenciones

PROBLEMAS REPORTADOS Y SOLUCIONADOS

1.    Inconveniente:

Al asignar la forma de pago se genera mensaje “CUENTA DE PAGO ES CLIENTE”

Solución:

Este mensaje se presenta por que la cuenta contable asignada a la forma de pago, esta detallada por pagar

2.    Inconveniente:

Al momento de realizar la contabilización del registro de compra, el programa para la liquidación del IVA lo hace descontando tomando como base el valor bruto menos la Retención en la Fuente.

Solución:

·         Se debe verificar que el campo “Cta. retención Dscto 3 (S/N)” este marcada Como Si, para que el sistema no tome el tercer descuento (para el caso La retención) como un menor valor para la liquidación del IVA.  

·         También se debe verificar si en el registro de control se marco la casilla “Múltiples Retenciones”, se tengan definidos todos los parámetros para este funcionamiento, de lo contrario también la base de cálculo para el IVA será diferente. Ver Documento

3.    Inconveniente:

Al contabilizar el comprobante no se están visualizando las cantidades

Solución:

Verificar si el producto maneja factor de conversión y si está correctamente parametrizado. Ver Documento

4.    Inconveniente:

Si se presenta el caso al elaborar el registro de compras y al llamar los terceros con la tecla F2 o F3, se demora demasiado tiempo en abrir la ventana de búsqueda,

Solución:

Se debe correr utilitario revisa descripciones invalidas. Ver Documento

5.    Inconveniente:

Si se presenta el caso que el programa genere el mensaje al grabar el registro de compra de "DTO. NO PERMITE ADICIONES" es porque en la definición del documento el numero que se asigno en el campo “Numero de Vencimientos” es uno o muy bajo

Solución:

Es necesario ingresar a la definición del documento y modificar el número de vencimiento para que le permita terminar el documento.

6.    Inconveniente:

El programa permitió registrar 2 veces la misma compra con el mismo tipo documento, número y vencimiento.

Solución:

El sistema presenta un comportamiento normal, pues los comprobantes no son iguales debido a el manejo de vencimientos de cuentas por pagar:

·         El numero de vencimiento del documento P es armado con el numero de factura de proveedor indicado en encabezado del documento

·         Este número se puede repetir porque no se refiere a un consecutivo de los cliente sino de un tercero externo y por lo tanto no hay control

·         Debido al punto anterior si es normal que se genere un vencimiento con el mismo número, tipo de documento y vencimiento en diferentes terceros, pues este no es un dato que se pueda controlar como el consecutivo de la factura o de la compra (Documento Tipo – P)

       7. Inconveniente

           Al elaborar el registro de compra con tres cargos parametrizados, el sistema no deja ubicarse en el tercer cargo.

          Solución

Efectivamente el sistema no permite utilizar el cargo 3 como un cargo convencional, porque siempre, independiente del tipo de parametrizacion, el tercer cargo es utilizado por el sistema para el cálculo del IVA. Independiente de que los productos no posean causación de IVA el tercer cargo se reserva para este manejo.

8. Inconveniente

Si se presentan inconsistencias al realizar un registro de compra con las cuentas de bancos o caja como formas de pago presentando el mensaje  “Recibo de Otra Cuenta”

Solución

Se debe marcar la cuenta como detalle y luego desmarcarla para borrar el detalle, ya que la inconsistencia se genera porque hay movimiento de esa cuenta con detalle, esto se puede presentar porque la cuenta se marco como detalle y luego de haber ingresado movimiento se restauro el Z03AAAA  y no se corrió recupera total

9. Inconveniente

Al elaborar el registro de compra ingresando en el número de la factura del proveedor el sistema deja ingresar el mismo número en diferentes compras.

Solución

Efectivamente el sistema permite tocar el mismo documento cruce y vencimiento siempre y cuando se trate del mismo tercero. Esto debido a que el cliente puede realizar ajustes sobre sus vencimientos.

El sistema controla que no se toque un vencimiento que pertenece a otro tercero, de lo cual genera el mensaje respectivo.

Por lo anterior se confirma que el sistema está realizando de forma correcta el control de modificación del vencimiento, pues solo lo deja afectar cuando se trate del mismo tercero a pesar que sea el mismo vencimiento